Sprzedaż w jednym sklepie internetowym to dziś rzadkość.
Większość firm prędzej czy później dokłada kolejne kanały –
konto na Allegro, potem Amazon, może jeszcze eBay czy Kaufland.
Każdy z nich to osobny panel, osobne powiadomienia o zamówieniach i
osobny sposób aktualizowania stanów magazynowych. Przez jakiś czas
da się to ogarnąć ręcznie, logując się kolejno do każdego
systemu. Problem pojawia się, gdy liczba zamówień rośnie, a razem
z nią rośnie ryzyko, że coś zostanie przeoczone, sprzedane mimo
braku towaru albo wysłane z opóźnieniem. W tym artykule
wyjaśniamy, czym jest system OMS (Order Management System), kiedy
firma zaczyna go realnie potrzebować i na co zwrócić uwagę,
planując jego wdrożenie.
Czego dowiesz się z artykułu?
-
Czym jest system OMS i jaki konkretny problem rozwiązuje
-
Po czym poznać, że firma zaczyna potrzebować systemu do
zarządzania zamówieniami -
Jakie funkcje ma typowy system OMS
-
Jakie korzyści daje jego wdrożenie
-
Na co zwrócić uwagę, wybierając system i sposób jego wdrożenia
-
Jakich błędów unikać przy wdrażaniu OMS w firmie
Czym jest system OMS i jaki problem rozwiązuje
OMS,
czyli system zarządzania zamówieniami, to narzędzie, które
zbiera w jednym miejscu zamówienia napływające z różnych kanałów
sprzedaży – własnego sklepu, marketplace\’ów, a czasem też
sprzedaży telefonicznej czy stacjonarnej. Zamiast logować się
osobno do każdej platformy, żeby sprawdzić nowe zamówienia, cały
zespół pracuje na jednym, wspólnym panelu.
To
coś więcej niż wygoda. Bez takiego systemu firma sprzedająca na
kilku kanałach musi ręcznie synchronizować stany magazynowe między
nimi – a to prosta droga do sytuacji, w której produkt sprzedaje
się jednocześnie na dwóch platformach, mimo że na magazynie
została już tylko jedna sztuka. OMS eliminuje ten problem,
aktualizując dane o dostępności produktów automatycznie,
niezależnie od tego, na którym kanale padło zamówienie.
Po czym poznać, że firma zaczyna potrzebować
systemu OMS
Nie
każda firma potrzebuje OMS od pierwszego dnia działalności. Kilka
sygnałów sugeruje jednak, że warto zacząć się nad tym
zastanawiać:
-
sprzedaż odbywa się na więcej niż jednym kanale –
własny sklep plus choćby jeden marketplace to już sytuacja, w
której ręczna koordynacja zaczyna kosztować realny czas, -
coraz częściej zdarza się sprzedanie produktu, którego nie ma
na stanie, bo dane w różnych systemach się rozjeżdżają, -
obsługa zamówień zajmuje coraz więcej godzin dziennie,
mimo że liczba zamówień rośnie wolniej niż czas potrzebny na
ich przetworzenie, -
dodanie kolejnego kanału sprzedaży budzi obawę, bo oznacza
kolejny panel do ręcznej obsługi, a nie tylko nowe źródło
przychodu, -
firma planuje ekspansję na zagraniczne platformy sprzedażowe,
co z definicji zwiększa liczbę systemów wymagających
koordynacji.
Jakie funkcje ma typowy system OMS
Zakres
funkcji różni się między konkretnymi systemami, ale większość
z nich obejmuje kilka wspólnych elementów:
-
centralizację zamówień ze wszystkich podłączonych
kanałów sprzedaży w jednym panelu, -
synchronizację stanów magazynowych w czasie rzeczywistym,
niezależnie od tego, gdzie padło zamówienie, -
integrację z firmami kurierskimi, pozwalającą generować
etykiety i śledzić przesyłki bez przełączania się między
systemami, -
integrację z systemami ERP i księgowymi, dzięki której
dokumenty sprzedaży powstają automatycznie, -
automatyzację powtarzalnych działań, np. zmiany statusu
zamówienia po nadaniu przesyłki, -
raportowanie i analitykę sprzedaży ze wszystkich kanałów
w jednym, spójnym widoku.
Jakie korzyści daje wdrożenie systemu OMS
Największą,
choć nie jedyną korzyścią jest oszczędność czasu –
zespół przestaje ręcznie przepisywać dane między systemami i
może skupić się na zadaniach, które faktycznie wymagają ludzkiej
decyzji. Drugą, równie istotną korzyścią jest ograniczenie
liczby błędów: pomyłek w stanach magazynowych, zapomnianych
zamówień czy niespójnych danych między kanałami. Firmy, które
wdrażają OMS, zyskują też łatwiejsze skalowanie sprzedaży
– dodanie kolejnego kanału czy rynku nie oznacza już
proporcjonalnego zwiększenia pracy administracyjnej, tylko
podłączenie nowego źródła zamówień do już istniejącego
systemu.
Na co zwrócić uwagę, wybierając system i
sposób jego wdrożenia
Wybór
konkretnego systemu OMS warto oprzeć na kilku konkretnych
kryteriach, a nie wyłącznie na cenie abonamentu:
-
liczba i rodzaj dostępnych integracji – z jakimi
platformami sprzedażowymi, kurierami i systemami ERP system
faktycznie współpracuje, -
model rozliczeń – stała opłata miesięczna, opłata
zależna od liczby zamówień czy indywidualna wycena dla większej
skali, -
elastyczność i możliwość dostosowania – czy system
pozwala na niestandardowe reguły automatyzacji, czy oferuje
wyłącznie gotowe, sztywne scenariusze, -
jakość wsparcia przy wdrożeniu – dobór odpowiedniego
systemu do specyfiki firmy oraz poprawna konfiguracja integracji
mają większy wpływ na końcowy efekt niż sama funkcjonalność
systemu na papierze.
Wdrożenie
takiego systemu bywa też dobrym momentem, żeby skorzystać z
doświadczenia firm, które wcześniej przeprowadziły dziesiątki
podobnych projektów – dobór między różnymi dostępnymi na
rynku systemami OMS i ich poprawna konfiguracja wymaga wiedzy, której
nie zawsze da się zdobyć wyłącznie z dokumentacji producenta.
Przykładem
takiej specjalizacji jest oferta wdrożeń
systemów OMS agencji Changelog, obejmująca analizę
potrzeb, dobór systemu i jego pełną konfigurację pod konkretne
procesy sprzedażowe firmy.
Najczęstsze błędy przy wdrażaniu systemu OMS
-
wybór systemu wyłącznie na podstawie ceny, bez sprawdzenia, czy
obsługuje wszystkie potrzebne kanały sprzedaży i integracje, -
wdrażanie systemu bez wcześniejszego uporządkowania danych
produktowych i magazynowych, co przenosi istniejący chaos do nowego
narzędzia, -
pominięcie przeszkolenia zespołu, przez co system wykorzystywany
jest tylko w niewielkim zakresie swoich możliwości, -
brak planu na wyjątki – sytuacje, które nie mieszczą się w
standardowych regułach automatyzacji, a w praktyce zdarzają się
regularnie.
A czy Ty używasz już systemy OMS w firmie?
System
OMS staje się realnie potrzebny w momencie, gdy ręczna koordynacja
zamówień z kilku kanałów sprzedaży zaczyna kosztować więcej
czasu niż warta jest sama automatyzacja. Dobrze dobrany i wdrożony
system pozwala nie tylko zaoszczędzić godziny pracy zespołu, ale
też bezpieczniej skalować sprzedaż na kolejne platformy i rynki.
Przykładem
agencji wspeirającej e-commerce w tego typu wdrożeniach może być
np. Changelog.pl.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym
różni się system OMS od zwykłego panelu sklepu internetowego?
Panel
sklepu obsługuje wyłącznie zamówienia z tego jednego kanału.
System OMS łączy zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży –
sklepu, marketplace\’ów i innych źródeł – w jednym, wspólnym
miejscu.
Kiedy
warto wdrożyć system OMS w firmie?
Najczęściej
wtedy, gdy sprzedaż odbywa się na więcej niż jednym kanale, a
ręczna koordynacja zamówień i stanów magazynowych zaczyna
generować błędy lub pochłaniać nieproporcjonalnie dużo czasu
zespołu.
Czy
system OMS zastępuje system ERP?
Nie,
to różne narzędzia, które się uzupełniają. OMS zarządza
zamówieniami i kanałami sprzedaży, natomiast ERP odpowiada m.in.
za księgowość i szerzej rozumiane procesy firmowe – integracja
obu systemów pozwala automatycznie przekazywać między nimi dane.
Ile
kosztuje wdrożenie systemu OMS?
Koszt
zależy od liczby integrowanych kanałów sprzedaży, skali zamówień
i stopnia dostosowania systemu do indywidualnych procesów firmy –
od prostych, standardowych wdrożeń po znacznie droższe rozwiązania
szyte na miarę przy dużej skali sprzedaży.
Czy
małe firmy też powinny korzystać z systemu OMS?
Jeśli
sprzedają na więcej niż jednym kanale, tak – nawet przy
mniejszej skali OMS pozwala uniknąć błędów wynikających z
ręcznej synchronizacji danych, które później trudniej naprawić
niż zapobiec im od razu.
Jak
długo trwa wdrożenie systemu OMS?
Zależy
od liczby integracji i złożoności procesów – proste wdrożenia
z jednym czy dwoma kanałami sprzedaży można zrealizować w ciągu
kilku tygodni, a bardziej rozbudowane, obejmujące wiele platform i
systemów ERP, zwykle wymagają więcej czasu na analizę i
konfigurację.
