Sprzedaż w jednym sklepie internetowym to dziś rzadkość. Większość firm prędzej czy później dokłada kolejne kanały – konto na Allegro, potem Amazon, może jeszcze eBay czy Kaufland. Każdy z nich to osobny panel, osobne powiadomienia o zamówieniach i osobny sposób aktualizowania stanów magazynowych.
Przez jakiś czas da się to ogarnąć ręcznie, logując się kolejno do każdego systemu. Problem pojawia się, gdy liczba zamówień rośnie, a razem z nią rośnie ryzyko, że coś zostanie przeoczone, sprzedane mimo braku towaru albo wysłane z opóźnieniem.
W tym artykule wyjaśniamy, czym jest system OMS (Order Management System), kiedy firma zaczyna go realnie potrzebować i na co zwrócić uwagę, planując jego wdrożenie.
Czego dowiesz się z artykułu?
- Czym jest system OMS i jaki konkretny problem rozwiązuje.
- Po czym poznać, że firma zaczyna potrzebować systemu do zarządzania zamówieniami.
- Jakie funkcje ma typowy system OMS.
- Jakie korzyści daje jego wdrożenie.
- Na co zwrócić uwagę, wybierając system i sposób jego wdrożenia.
- Jakich błędów unikać przy wdrażaniu OMS w firmie.
Czym jest system OMS i jaki problem rozwiązuje?
OMS, czyli system zarządzania zamówieniami, to narzędzie, które zbiera w jednym miejscu zamówienia napływające z różnych kanałów sprzedaży – własnego sklepu, marketplace’ów, a czasem także sprzedaży telefonicznej czy stacjonarnej. Zamiast logować się osobno do każdej platformy, aby sprawdzić nowe zamówienia, cały zespół pracuje na jednym, wspólnym panelu.
To coś więcej niż wygoda. Bez takiego systemu firma sprzedająca na kilku kanałach musi ręcznie synchronizować stany magazynowe między nimi, a to prosta droga do sytuacji, w której produkt zostaje sprzedany jednocześnie na dwóch platformach, mimo że na magazynie została już tylko jedna sztuka. OMS eliminuje ten problem, automatycznie aktualizując dane o dostępności produktów, niezależnie od tego, na którym kanale pojawiło się zamówienie.
Po czym poznać, że firma zaczyna potrzebować systemu OMS?
Nie każda firma potrzebuje OMS od pierwszego dnia działalności. Istnieje jednak kilka sygnałów świadczących o tym, że warto zacząć rozważać jego wdrożenie:
- sprzedaż odbywa się na więcej niż jednym kanale – własny sklep oraz przynajmniej jeden marketplace oznaczają, że ręczna koordynacja zaczyna pochłaniać coraz więcej czasu,
- coraz częściej dochodzi do sprzedaży produktów, których faktycznie nie ma już na magazynie, ponieważ dane w różnych systemach przestają być zgodne,
- obsługa zamówień zajmuje coraz więcej godzin dziennie, mimo że liczba zamówień nie rośnie proporcjonalnie,
- dodanie kolejnego kanału sprzedaży budzi obawy, ponieważ oznacza kolejny panel do ręcznej obsługi,
- firma planuje wejście na zagraniczne platformy sprzedażowe, co dodatkowo zwiększa liczbę systemów wymagających koordynacji.
Jakie funkcje ma typowy system OMS?
Zakres funkcji różni się w zależności od konkretnego rozwiązania, jednak większość systemów OMS oferuje:
- centralizację zamówień ze wszystkich podłączonych kanałów sprzedaży w jednym panelu,
- synchronizację stanów magazynowych w czasie rzeczywistym,
- integrację z firmami kurierskimi umożliwiającą generowanie etykiet i śledzenie przesyłek bez przełączania się między systemami,
- integrację z systemami ERP oraz księgowymi, dzięki której dokumenty sprzedażowe tworzą się automatycznie,
- automatyzację powtarzalnych działań, np. zmianę statusu zamówienia po nadaniu przesyłki,
- raportowanie i analizę sprzedaży ze wszystkich kanałów w jednym miejscu.
Jakie korzyści daje wdrożenie systemu OMS?
Największą korzyścią jest oszczędność czasu – zespół przestaje ręcznie przepisywać dane pomiędzy systemami i może skupić się na zadaniach wymagających rzeczywistej analizy lub kontaktu z klientem.
Drugą istotną zaletą jest ograniczenie liczby błędów, takich jak niezgodności stanów magazynowych, pominięte zamówienia czy niespójne dane pomiędzy kanałami sprzedaży.
Firmy wdrażające OMS zyskują również możliwość łatwiejszego skalowania sprzedaży. Dodanie kolejnego marketplace’u lub wejście na nowy rynek nie oznacza już proporcjonalnego zwiększenia liczby obowiązków administracyjnych, lecz jedynie podłączenie kolejnego źródła zamówień do istniejącego systemu.
Na co zwrócić uwagę, wybierając system i sposób jego wdrożenia?
Wybór systemu OMS warto oprzeć na konkretnych kryteriach, a nie wyłącznie na wysokości abonamentu.
- liczba i rodzaj dostępnych integracji z platformami sprzedażowymi, firmami kurierskimi oraz systemami ERP,
- model rozliczeń – stały abonament, opłata zależna od liczby zamówień lub indywidualna wycena,
- elastyczność systemu i możliwość tworzenia własnych reguł automatyzacji,
- jakość wsparcia podczas wdrożenia oraz doświadczenie dostawcy.
Wdrożenie takiego systemu często jest dobrym momentem, aby skorzystać z doświadczenia firm, które zrealizowały już wiele podobnych projektów. Dobór odpowiedniego rozwiązania oraz poprawna konfiguracja integracji mają często większy wpływ na końcowy efekt niż sama lista funkcji producenta.
Przykładem takiej specjalizacji jest oferta wdrożeń systemów OMS agencji Changelog, obejmująca analizę potrzeb, dobór systemu oraz jego pełną konfigurację pod konkretne procesy sprzedażowe firmy.
Najczęstsze błędy przy wdrażaniu systemu OMS
- wybór systemu wyłącznie na podstawie ceny, bez sprawdzenia dostępnych integracji,
- wdrażanie rozwiązania bez wcześniejszego uporządkowania danych produktowych i magazynowych,
- pominięcie szkolenia pracowników, przez co wykorzystywana jest tylko niewielka część możliwości systemu,
- brak planu obsługi wyjątkowych sytuacji, które nie mieszczą się w standardowych regułach automatyzacji.
Czy Twoja firma potrzebuje już systemu OMS?
System OMS staje się realnie potrzebny w momencie, gdy ręczna koordynacja zamówień z kilku kanałów sprzedaży zaczyna kosztować więcej czasu niż sama automatyzacja. Dobrze dobrany i poprawnie wdrożony system pozwala nie tylko zaoszczędzić wiele godzin pracy zespołu, ale także bezpiecznie rozwijać sprzedaż na kolejnych platformach i rynkach.
Przykładem agencji wspierającej e-commerce w tego typu wdrożeniach może być Changelog.pl.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym różni się system OMS od zwykłego panelu sklepu internetowego?
Panel sklepu obsługuje wyłącznie zamówienia z jednego kanału. System OMS łączy zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży – sklepu internetowego, marketplace’ów i innych źródeł – w jednym miejscu.
Kiedy warto wdrożyć system OMS?
Najczęściej wtedy, gdy sprzedaż prowadzona jest na więcej niż jednym kanale, a ręczna koordynacja zamówień oraz stanów magazynowych zaczyna generować błędy lub zajmuje zbyt dużo czasu.
Czy system OMS zastępuje system ERP?
Nie. Są to dwa różne systemy, które wzajemnie się uzupełniają. OMS odpowiada za zarządzanie zamówieniami i kanałami sprzedaży, natomiast ERP obsługuje między innymi księgowość oraz pozostałe procesy biznesowe.
Ile kosztuje wdrożenie systemu OMS?
Koszt zależy od liczby integrowanych kanałów sprzedaży, skali działalności oraz stopnia dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb firmy.
Czy małe firmy również powinny korzystać z systemu OMS?
Tak, jeśli prowadzą sprzedaż w więcej niż jednym kanale. Nawet przy mniejszej liczbie zamówień OMS pozwala uniknąć błędów wynikających z ręcznej synchronizacji danych.
Jak długo trwa wdrożenie systemu OMS?
Czas wdrożenia zależy od liczby integracji oraz złożoności procesów. Prostsze projekty można zrealizować w ciągu kilku tygodni, natomiast bardziej rozbudowane wdrożenia wymagają zwykle więcej czasu na analizę, konfigurację i testy.
