Nie tylko wystawianie faktur i prowadzenie ewidencji kosztów stanowi istotny element księgowości. Równie ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji finansowej, która może być przedmiotem kontroli skarbowej, audytu lub wewnętrznych analiz. Właściciele firm muszą zadbać o to, aby dokumenty były łatwo dostępne, zabezpieczone i przechowywane zgodnie z przepisami prawa.
Jak długo należy archiwizować dokumenty?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi, podstawowy okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi 5 lat. Termin ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym złożono deklarację podatkową. Jednak niektóre dokumenty, takie jak te dotyczące ubezpieczeń społecznych czy akt osobowych pracowników, mogą podlegać dłuższym terminom przechowywania, sięgającym nawet 10, a w szczególnych przypadkach 50 lat.
W jakiej formie przechowywać dokumentację?
Przedsiębiorcy mogą gromadzić dokumenty w wersji papierowej lub elektronicznej. Warunkiem jest zapewnienie trwałości, integralności i możliwości odczytu danych przez cały wymagany okres. W przypadku faktur przesyłanych mailowo czy generowanych w formie PDF nie ma obowiązku ich drukowania – wystarczy, że są one odpowiednio zarchiwizowane i dostępne na żądanie urzędów.
Warto digitalizować dokumenty
W praktyce warto rozważyć skanowanie dokumentów papierowych, zwłaszcza tych, które mogą z czasem ulec zniszczeniu. Przykładem są paragony fiskalne – wydrukowane na termicznym papierze, z czasem tracą czytelność. Ich cyfrowe kopie przechowywane na bezpiecznych nośnikach pozwalają uniknąć problemów przy kontroli czy rozliczeniach.
Konsekwencje nieprawidłowego przechowywania
Zaniedbania w zakresie przechowywania dokumentacji mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Brak dokumentów w przypadku kontroli może skutkować sankcjami finansowymi, a także wpłynąć na wiarygodność firmy. Niewłaściwe archiwizowanie danych lub ich utrata mogą również utrudnić codzienne funkcjonowanie firmy, zwłaszcza w obszarze finansów.
Gdzie można przechowywać dokumenty?
Dokumenty można przechowywać w siedzibie firmy, jednak nie zawsze jest to najwygodniejsze rozwiązanie – szczególnie w przypadku dużej ilości papierowej dokumentacji. Alternatywą jest wynajęcie przestrzeni typu self storage Warszawa, która zapewnia bezpieczne i wygodne warunki do długoterminowego przechowywania.
Z kolei firmy korzystające z usług zewnętrznych podmiotów, takich jak biuro rachunkowe Warszawa, często powierzają im nie tylko prowadzenie księgowości, ale również archiwizację dokumentów. To rozwiązanie wygodne i pozwalające zachować zgodność z przepisami, bez konieczności inwestowania w dodatkowe miejsce czy sprzęt do przechowywania.
Obowiązek zgłoszenia miejsca przechowywania
Warto pamiętać, że jeśli miejsce przechowywania dokumentów różni się od adresu siedziby firmy, należy poinformować o tym urząd skarbowy. Taki obowiązek dotyczy zarówno przechowywania dokumentów w biurze rachunkowym, jak i w zewnętrznym magazynie.
Przechowywanie dokumentów księgowych to obowiązek, który warto realizować z należytą starannością. Wybór odpowiedniego miejsca i formy archiwizacji, digitalizacja dokumentów oraz współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym lub wykorzystanie usług typu self storage mogą znacząco ułatwić zarządzanie firmową dokumentacją i zabezpieczyć interesy przedsiębiorstwa na wypadek kontroli lub sporu.